Muito se fala acerca da profissão de Secretária, profissão cada vez mais interessante e cada vez mais importante na vida de uma empresa. Vamos então ver em que consiste na realidade esta profissão.
No Latim Medieval, a palavra “secretarius” designava “ a pessoa que escrevia as cartas de outro e que desse modo era depositário dos segredos dessa outra pessoa, era aquele a quem se confiava segredos, que ficava na posse deles”.
Por outro lado Henri Bernaténé encontrou origem em 2 palavras:
“Secreto” – uma vez que a prática do secretariado se desenrola toda ela ligada a um conjunto de tarefas e de atitudes que implica estar a par do segredo dos assuntos tratados.
“Secretar” – uma função que torna evidente a característica essencial do secretariado, o seu objectivo de contínua segregação dos elementos necessários à realização das tarefas da direcção, da chefia ou mesmo da gestão da empresa.
O secretariado é uma função essencial em qualquer tipo de actividade empresarial, tanto no mundo dos negócios como na indústria ou nas profissões liberais.
Hoje em dia, a (o) secretária (o) não é apenas a(o) leal servidor (a) do seu chefe, mas sobretudo o seu braço direito. A ela (e) cabem-lhe algumas vezes funções de chefia e dela (e) dependem também grandemente a boa imagem da sua empresa e do seu chefe e em quem ele deposita inteira confiança. Todo o trabalho realizado pela (o) secretária (o) reflecte-se no exterior e a imagem está dependente da qualidade desse mesmo trabalho.
O secretariado é o órgão capaz de estabelecer o diálogo entre os homens, funções e grupos, desdobrando as responsabilidades preconizando a cooperação em todos os escalões dando lugar a uma participação a que poderemos chamar “codeliberação” e que é, de acordo com a nova mentalidade, a única forma capaz de dar a cada um o seu lugar na empresa, a sua tarefa principal é, pois estabelecer um elo de ligação entre a direcção e os executantes.
Compete pois ao secretariado, em relação à sua chefia, secundá-la ao máximo a fim de esta ficar mais disponível para o estudo dos assuntos e respectiva tomada de decisões.
A (o) secretária (o) contribui para o funcionamento eficaz de uma empresa através do seu trabalho discreto, organizado e metódico.
Na terminologia tradicional, chama-se secretária (o) à pessoa que minuta a correspondência, elabora as actas das reuniões, resolve os assuntos de direcção e orienta um escritório.
Mas, nos últimos tempos, o conceito de secretário(a) mudou claramente, ele(a) passou agora a ser o(a) assistente perfeito(a) do seu chefe ao ponto de conseguir até assumir com credibilidade algumas das responsabilidades do mesmo.
O trabalho administrativo que cada secretário(a) tem de realizar pode ser muito diferente de um(a) para outro(a), dependendo da área de actividade da empresa em que esteja enquadrado(a), uma vez que cada sector tem as suas próprias características.
Também tem especial incidência neste facto a forma jurídica da empresa: uma empresa do Estado não é igual a uma empresa familiar ou privada, uma vez que estas últimas têm uma maior liberdade ao elaborarem os documentos administrativos e podem acelerar mais as operações.
Tipos e níveis de um(a) secretário(a)
Perfil de funções associado aos diferentes níveis de secretários(as)
Desta forma podemos apresentar a seguinte classificação do secretariado:
- Secretariado de Direcção ou Executivo;
- Secretariado Descentralizado;
- Secretariado Geral;
Secretariado de Direcção ou Executivo – este secretariado assegura por iniciativa própria a rotina de um gabinete. Poderá ter pessoal executivo ás suas ordens.
Secretariado Descentralizado – as suas funções distribuem-se por várias pessoas com igual formação e responsabilidade que asseguram todo o trabalho base, quer dos vários departamentos existentes na empresa, quer do secretariado de direcção.
Secretariado geral – o secretariado de gestão é um órgão composto por vários elementos (só é viável em empresas de grande dimensão) que age em nome da direcção e que estabelece a comunicação entre este órgão e todos os existentes na empresa. Poderá ter pessoal executivo às suas ordens.
Ainda dentro do secretariado de direcção, podemos dividi-lo em 3 classes:
Secretária (o) Executiva (o) – assegura as ligações entre o seu superior hierárquico e as outras pessoas dentro e fora da empresa. Resolve questões administrativas de pormenor, inclusivamente de carácter confidencial. A (o) titular do cargo actua com uma margem de autonomia e iniciativa bastante grande, o que requer um grau elevado de conhecimentos, competência e prática de secretariado. Pode, eventualmente, assegurar a coordenação de trabalhos de um grupo de secretárias.
Assistente de Direcção – Colaborador (a) de um Director, assegura a ligação do quadro superior com o respectivo “staff”, os restantes colaboradores da empresa e com o exterior. A sua missão inclui tarefas importantes de recolha, selecção, tratamento e difusão da informação, planificação, gestão do tempo que envolvem um nível de responsabilidade elevado. Delega frequentemente diversas tarefas a uma dactilógrafa, ou uma secretaria (o) júnior o (a) qual supervisiona.
Assessor (a) de Direcção e Administração – segundo a definição oficial da classificação nacional das profissões – “ estuda, analisa e recomenda medidas a implementar no domínio da sua especialidade, num departamento comercial, industrial, governamental ou outro, utilizando os seus conhecimentos e competências nesse domínio, entre outras funções, recomenda com base nos estudos e análises efectuadas, alterações aos modelos, métodos, normas e procedimentos existentes. Analisa dossiers e outros dados para verificar se os objectivos pretendidos são alcançados, redige os respectivos relatórios”.
Quer através de uma experiência profissional significativa a qual cada vez mais deverá ser acompanhada por formação contínua, quer seja por uma via da formação académica as (os) Secretárias (os) são hoje profissionais com preparação especializada para a realização de tarefas específicas, que vão desde as relações públicas à gestão e às relações internacionais, até ao conhecimento e utilização de novas tecnologias de informação ou outras no domínio da burótica.
